EU-weite Umstellung auf E-Rechnung
In einem früheren Artikel sind wir bereits auf die Hintergründe und Herausforderungen der EU-weiten Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung eingegangen. Lesen Sie dazu unseren Beitrag über Italien, den Vorreiter unter den EU-Mitgliedstaaten bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
Polen verfolgt wie Italien einen zentralisierten Ansatz: Rechnungen werden über die nationale E-Rechnungsplattform „Krajowy System e-Faktur“ (KSeF) geleitet, die vom polnischen Finanzministerium entwickelt wurde. Die Plattform ist für die Umsetzung von entscheidender Bedeutung, da alle ausgestellten Rechnungen zur Einhaltung der neuen Vorschriften an dieses System gemeldet werden müssen.
Alle im nationalen E-Rechnungssystem eingereichten Rechnungen sind mit einer eigenen Nummer versehen. Sie besteht aus
- der Steueridentifikationsnummer des Verkäufers (NIP),
- dem Rechnungsausstellungsdatum im Format JJJJMMTT,
- zwei automatisch generierten Werten mit jeweils sechs Zeichen und
- einem automatisch berechneten Wert.
Alle Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten, um auch in einem anderen Format dargestellt werden zu können. Das strukturierte und einheitliche Format ermöglicht die Standardisierung von E-Rechnungen. Das wiederum macht die Zahlungsabwicklung aufgrund des geringeren Bedarfs an manuellen Eingriffen schneller und effizienter. Einige der wichtigsten Änderungen, die mit dem neuen System einhergehenden, sind
- der Wegfall der Notwendigkeit von Rechnungskopien,
- die Verkürzung der Frist für die Erstattung der Umsatzsteuer von 60 auf 40 Tage und
- der Wegfall der Archivierungspflicht von E-Rechnungen für Unternehmen, da diese 10 Jahre lang im KSeF gespeichert werden.
Um eine reibungslose technische Umsetzung zu gewährleisten, werden kostenlose Tools und Schulungen angeboten und Unternehmen werden dazu ermutigt, die Plattform ausgiebig zu testen. So können Probleme vor der vollständigen Umsetzung behoben werden. Außerdem wird eine mobile App entwickelt, die Benutzern Zugriff auf grundlegende Funktionen bietet. Dazu gehören das Anzeigen, Ausstellen und Korrigieren von Rechnungen direkt über ein Smartphone.
Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen sollte ursprünglich früher beginnen. Sie musste jedoch aufgrund von Problemen mit dem KSeF verschoben werden. Ab Februar 2026 gelten die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Mio. polnischen Zloty (ca. 46 Mio. Euro). Ab April 2026 ist das Verfahren für alle in Polen tätigen Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen für in Polen gelieferte Waren und Dienstleistungen ausstellen. Diese Vorschrift gilt für B2B- (Business-to-Business), nicht aber für B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer).
Ausländische Unternehmen, die als umsatzsteuerpflichtig registriert sind, jedoch keinen Sitz oder eine feste Niederlassung in Polen haben, sind bisher von den neuen Vorschriften ausgenommen. Dasselbe gilt für Unternehmen, die nur eine feste Niederlassung (jedoch keinen Sitz) in Polen haben und nicht direkt an der rechnungsgegenständlichen Transaktion beteiligt sind. Es wird jedoch erwartet, dass weitere Klarstellungen bezüglich der Definition einer „festen Niederlassung“ ausländischer Unternehmen folgen werden. Sie müssen derzeit auf der Grundlage der konkreten Situation der Gesellschaft bewertet werden. Darüber hinaus können Steuerpflichtige die Kosten für die Umsetzung des KSeF von der Einkommensteuer absetzen. Umsatzsteuerpflichtige sind zum Vorsteuerabzug auf Anschaffungen im Zusammenhang mit der Einrichtung des KSeF berechtigt.
Lösungen von Grant Thornton Polen in Sachen E-Rechnung
Der Übergang zum KSeF stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Dazu gehören z. B.
- die Aufnahme aller erforderlichen Informationen in die Buchhaltungssysteme zu gewährleisten,
- zwischen B2B- und B2C-Rechnungen zu unterscheiden und
- die KSeF-Verpflichtungen für ausländische Unternehmen festzustellen.
Aufgrund der Komplexität dieser Aufgaben sollten interne Prozesse und IT-Systeme optimiert werden, um mit dem KSeF kompatibel zu sein. Eine richtige Umsetzung kann Kostenvorteile bringen, weil Buchhaltungsprozesse durch Automatisierung effizienter werden.
Daher arbeitet der Outsourcing-Bereich von Grant Thornton Polen an eigenen Tools. Diese sind auf die künftigen KSeF-Verpflichtungen zugeschnitten. „Unser Excellence-Center-Team überwacht die Optimierung dieser IT-Tools, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind. Sie müssen sowohl bei freiwilliger als auch bei verpflichtender Nutzung effizient funktionieren. Wir begleiten unsere Mandantinnen und Mandanten bei der Ausstellung elektronischer Ausgangsrechnungen sowie beim Eingang und der Buchung elektronischer Eingangsrechnungen in unserem Buchhaltungssystem“, so Anna Łuńska, Partnerin bei Grant Thornton Polen.
Unternehmen können auf Schulungen, Beratungen und maßgeschneiderte Analysen zurückgreifen. Deren Schwerpunkt liegt auf der Ermittlung von Automatisierungsmöglichkeiten und der Definition von Projektzielen und -risiken vor der Umsetzung. Beispiele für Dienstleistungen, die Unternehmen bei der Bewältigung der Herausforderungen zur Verfügung stehen, sind Unterstützung beim
- Abbildungsprozess,
- bei der Überprüfung ausgewählter Geschäftsvorfälle,
- bei Aktivitäten in strukturierten Rechnungen,
- der Analyse von Vorschriften und Verträgen sowie
- bei der Kommunikation mit den Finanzbehörden.
Diese Dienstleistungen sind in einen von Grant Thornton Polen entwickelten fünfstufigen Implementierungsplan integriert, der einen strukturierten Ansatz für die Umsetzung von KSeF bietet.
- Identifikation: Festlegung von Projektzielen, Erstellung eines Zeitplans und Identifizierung von Risiken
- Analyse: Analyse von Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozessen, Sicherstellung der Kompatibilität mit KSeF, Beratung von Auftragnehmern zur Aufnahme zusätzlicher Informationen in strukturierte E-Rechnungen und Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Automatisierung
- Anpassung: Anpassung der IT-Systeme und Integration ins KSeF
- Test: Durchführung von Tests, auch mit Auftragnehmern
- Dokumentation: Anpassung von Verfahren, Vorschriften und Vertragsvorlagen
Die Weiterentwicklung der elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union geschieht im Einklang mit den neuen Richtlinien. Unsere Mandantinnen und Mandanten dürfen darauf vertrauen, dass ihre Unternehmen die lokalen Vorschriften vollständig einhalten. Sie erhalten das höchste Maß an Unterstützung durch das bewährte Netzwerk von Grant Thornton.
Der Artikel wurden von Lars Korte und Anna Łuńska verfasst.
