Arbeitnehmer können sich seit dem 1. Januar 2021 über eine Erhöhung der Entfernungspauschale um 0,05 Euro pro Entfernungskilometer von 0,30 Euro auf 0,35 Euro freuen. Die Erhöhung gilt jedoch erst ab dem 21. Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte und ist bis zum Jahr 2026 befristet. Für die Entfernung bis zu 20 km bleibt es bei der bisherigen Regelung (Werbungskosten in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer). Dies gilt auch im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Die Finanzverwaltung hat in dem BMF-Schreiben vom 18. November 2021 zu zahlreichen Einzelfragen Stellung genommen).
Was ist bei der Berechnung der Entfernungspauschale zu beachten?
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel und von den tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers zu gewähren. Gleichwohl sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten:
- Der Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr (Ausnahme Nutzung eines Firmenwagens oder eines Privat-PKWs)
- Hin- und Rückfahrt zur/von der ersten Tätigkeitstätte erfolgen an verschiedenen Tagen: In diesem Fall ist nur die hälftige Pauschale anzusetzen.
- Keine Anwendung bei Flugreisen (Ausnahme An- und Abfahrt von und zum Flughafen)
- Berechnung der Pauschale im Fall von Fahrgemeinschaften
Maßgeblich für die Berechnung der Entfernungskilometer ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung. Die Finanzverwaltung nimmt in dem o.g. Schreiben zu Einzelfragen (zum Beispiel mautpflichtige Straßen, Fährverbindungen, Benutzung verschiedener Verkehrsmittel) detailliert Stellung.
Was sollten Arbeitgeber beachten?
Das BMF-Schreiben sieht neue Dokumentationspflichten bei Homeoffice Tätigkeiten vor, sofern der Arbeitgeber pauschal versteuerte Zuschüsse oder Sachbezüge im Zusammenhang mit der Wegstrecke des Arbeitnehmers leistet. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern Sachbezüge in Form von Beförderungsleistungen oder Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe der Entfernungspauschale unter Anwendung einer Pauschalsteuer n Höhe von 15% zu gewähren (§ 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 EStG). Aufgrund der seit dem Jahr 2019 bestehenden Steuerbefreiung für das sogenannte Jobticket nach § 3 Nummer 15 EStG dürfte der Hauptanwendungsfall im Zusammenhang mit der Firmenwagenbesteuerung liegen. Aber auch Arbeitnehmer, die mit dem privaten PKW anreisen, können von der Pauschalierung profitieren.
Bisher konnte der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren von einer Vereinfachungsregelung profitieren. Er konnte ohne Dokumentation davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer an 15 Tagen im Kalendermonat die erste Tätigkeitstätte aufsucht. Der auf diese Weise pauschal ermittelte Betrag musste in der Lohnsteuerbescheinigung (Zeile 18) ausgewiesen werden.
Bezuschussung von privaten Fahrtkosten
Die Finanzverwaltung hat nunmehr klargestellt, dass der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren auf die arbeitsvertraglichen Rahmenbedingungen Rücksicht nehmen muss. Ein pauschaler Ansatz von 15 Fahrten ist nicht mehr zulässig, wenn im Arbeitsvertrag eine Homeoffice Tätigkeit festgelegt wurde. Dies haben Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2022 zu beachten. Erfolgen Hin- und Rückfahrt zur/von der ersten Tätigkeitstätte an verschiedenen Tagen, ist dies bei der pauschalen Besteuerung zu berücksichtigen.
Auswirkungen auf die Firmenwagenversteuerung
Arbeitgeber können abweichend von der sogenannten 0,03%-Regelung den geldwerten Vorteil für die Nutzung des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte auch fahrtgenau mit 0,002% des inländischen Bruttolistenpreises pro Fahrt ansetzten (Lesen Sie zum unterjährigen Wechsel zur 0,002%-Methode auch unseren Beitrag). Die Regelung hat in der Corona-Pandemie zunehmend an Bedeutung gewonnen.
Nun hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass der Arbeitgeber bei der Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG nicht mehr auf die 15-Tage-Regel zurückgreifen darf. Die Pauschalversteuerung ist anhand der tatsächlichen Fahrten bzw. anhand einer zukunftsgerichteten Prognose über das Fahrverhalten der Arbeitnehmer zu bemessen.
Dies wird zu erheblichen Verwaltungsaufwand bei den Arbeitgebern führen. Nicht nur erfordert die Verwaltungssicht eine Umstellung von Lohnarten im Abrechnungssystem, sie erfordert auch eine weitergehende Abstimmung zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmervertretung und Arbeitnehmern hinsichtlich der Prognosefindung.
Anwendungszeitraum
Die zuvor dargestellten Grundsätze gelten rückwirkend ab dem 1. Januar 2021. Hinsichtlich der Anforderungen an die 15-Tage-Regel müssen Arbeitgeber erst eine Umsetzung zum 1. Januar 2022 vornehmen.
Unsere Experten stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.
