Nicht selten wird die Meinung vertreten, das Wort Digitalisierung beschriebe lediglich, was es in den letzten Jahren beständig und fortlaufend gegeben hätte: IT-Projekte in unterschiedlichster Form. Tatsächlich steckt hinter jedem Digitalisierungsvorhaben immer auch ein Projekt mit IT-Bezug. Wesentlicher Unterschied zu den IT-Projekten der Vergangenheit ist jedoch der stärker in den Fokus gerückte integrative Aspekt, der im Schlagwort Digitalisierung steckt. Integration umfasst hierbei einerseits die Wechselwirkungen zu anderen IT-Systemen, andererseits aber auch zu den wahrgenommenen Aufgaben und bisherigen Abläufen in der Verwaltung.
Sollen also nicht nur IT-Projekte umgesetzt werden, die bestenfalls im Vorfeld mit- und aufeinander abgestimmt sind, bedarf es einer Digitalisierungsstrategie. Dabei gilt es, zunächst rahmensetzende Leitsätze zu formulieren, anhand derer konkrete Maßnahmen und Projekte abgeleitet werden können. Diese Leitsätze sollten sowohl die Anforderungen der Interessengruppen, zum Beispiel Politik, Verwaltungsleitung, Mitarbeiter, Kunden als auch die regulatorischen Rahmenbedingungen wie eGovernment-Gesetze, Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigen. Idealerweise entsteht eine solche Strategie unter Beteiligung der relevanten Interessengruppen.
Aus der Digitalisierungsstrategie lassen sich in einem weiteren Beteiligungsverfahren einzelne Maßnahmen und Projekte ableiten. Diese gilt es anschließend projektreif zu beschreiben. Hierzu gehört neben der Zielstellung und einem Zeitplan auch die Betrachtung von Wechselwirkungen mit anderen Maßnahmen und Projekten sowie die Schätzung der erforderlichen internen und externen Ressourcen. Auf dieser Basis kann eine Priorisierung erfolgen, die in einem Digitalisierungsfahrplan mündet. Dieser stellt die einzelnen Vorhaben im zeitlichen Verlauf dar und gibt einen Überblick über erforderliche Personal- und Finanzbedarfe – bei detaillierter Planung bis auf Quartals- oder Monatsebene.
Um dem integrativen Aspekt der Vorhaben Rechnung zu tragen, ist deren einheitliche und übergreifende Steuerung in Form eines Programm- oder Multi-Projektmanagements sinnvoll. Ein verwaltungsweit verbindliches Projekthandbuch schafft hierfür die Grundlage, indem es Rollen und Gremien sowie Prozesse und Vorlagen definiert. Neben der operativen Steuerung der Projekte in den einzelnen Verwaltungseinheiten bedarf es einer projektübergreifenden Steuerung durch eine zentrale Einheit sowie eines Lenkungsgremiums auf oberster Verwaltungsebene. Nur so wird Digitalisierung auch zur Chefsache.
Praxishinweis
Sollten Sie Fragen zur Digitalisierung Ihrer Verwaltung haben, sprechen Sie uns gern an. Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Ansatz.
