Die großen Systemhäuser werden sich noch an die goldenen Zeiten erinnern, als SAP R/3 Einführungen auf Aufwandsbasis erfolgten. Der Blick des öffentlichen Sektors auf diese Zeit wird wohl in der Mehrheit gemischte Gefühle hervorrufen. Nach einer langen Phase von darauffolgenden Festpreisvergütungen in ERP- und Digitalisierungsprojekten tendiert der Markt nun mehr und mehr zur Aufwandsvergütung.
Da bei vereinbarter Aufwandsvergütung eine fixe Kostenobergrenze nicht festgelegt ist, kann in komplexen ERP- und Digitalisierungsprojekten das intern geschätzte Budget in nicht unerheblichem Umfang überschritten werden. Gründe hierfür sind zu Projektbeginn nicht abschließend und eindeutig definierbare funktionale Zielzustände sowie bei produktneutraler Ausschreibung offen formulierte Umsetzungsalternativen. Den Implementierungsaufwand bestimmt weitgehend der Auftragnehmer. Auch die Entscheidung, Teilergebnisse abzunehmen, stellt öffentliche Auftraggeber regelmäßig vor Herausforderungen. Oftmals können sie fachlich nicht hinreichend sicher beurteilen, ob ein Teilergebnis zur Funktionsfähigkeit des Gesamtwerkes beiträgt. Das wirtschaftliche Risiko trägt der Auftraggeber.
Hingegen haben Projekte mit Festpreisvergütung für den Auftragnehmer den Nachteil, dass die Anforderungen trotz umfangreicher Lasten- und Pflichtenhefte nicht abschließend oder interpretationsfrei beschrieben sind. Die Kalkulation der geschuldeten Leistung kann zu Beginn des Projekts regelmäßig nur mit Unsicherheiten und Risikoaufschlägen erfolgen. Jede über das geschuldete Werk hinaus gehende Leistung wird seitens des Auftragnehmers mit Änderungsanträgen („Change-Requests“) bedacht, was im Kontext eines erwarteten all-inclusive-Pakets beim Auftraggeber für Unmut sorgt.
Nachdem in den letzten Jahren ERP- und Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor in der Regel auf Basis von werkvertraglichen EVB-IT Verträgen mit Festpreis durchgeführt wurden, ist nunmehr ein Trend zu erkennen, dass der Bietermarkt diese Vertragsform nicht mehr beziehungsweise nur noch angepasst akzeptiert. Grund hierfür ist das gestiegene finanzielle Risiko aus immer komplexeren Projekten, das aus der immer stärkeren Integration der Fachanwendungen resultiert. Volle Auftragsbücher und mangelnde Fachkräfte zur Bedarfsdeckung stärken zudem das neue Selbstbewusstsein des Bietermarktes.
Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nun die Frage, wie man im Vergabeverfahren mit dieser Thematik umgeht. Konstellationen häufen sich, in denen nur noch ein oder zwei Angebote vorliegen und eine Auswahl faktisch nicht gegeben ist. Gemeinsam mit unseren Mandanten und verschiedenen Systemhäusern haben wir Lösungsansätze diskutiert und bereits praktisch umgesetzt, welche für beide Seiten einen akzeptablen Kompromiss zur Teilung des wirtschaftlichen Risikos darstellen. Vor allem für unsere Mandanten der öffentlichen Hand bietet dies den Vorteil, Lösungen besser vergleichen und sich für das beste Preis-Leistungs-Verhältnis entscheiden zu können.
Praxishinweis
Stehen Sie gerade vor der Entscheidung, ein komplexes ERP-/IT-Projekt zu beginnen? Benötigen Sie Unterstützung bei der inhaltlichen Vorbereitung der Vergabeunterlagen oder im Vergabeprozess? Sprechen Sie uns jederzeit an. Wir beraten Sie gerne und entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Ansatz.
