Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat das Anwendungsschreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten von Arbeitnehmern neu gefasst. Die umfangreiche Neufassung vom 25. November 2020 ersetzt das bisherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 (BStBl. 2014 I, 1412) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden.
Mit der Neufassung reagiert die Finanzverwaltung auf die jüngere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) zum Reisekostenrecht und passt die ab 1. Januar 2020 geltenden gesetzlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und die neuen Sachbezugswerte an. Das BMF-Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden und daher auch für die Diskussion mit dem Lohnsteuer-Außenprüfer interessant. Wir haben die wichtigsten zentralen Änderungen nachfolgend für Sie aufgeführt:
- Konkretisierung des Begriffs der ersten Tätigkeitsstätte
- Der Begriff der Tätigkeitsstätte wird im Hinblick auf die neuere Rechtsprechung des BFH konkretisiert, der die Finanzverwaltung damit erfreulicherweise folgt. Die Tätigkeitsstätte wird definiert als eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung , die räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden verbunden oder dazu bestimmt sind, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden. Zudem äußert sich die Finanzverwaltung zu großflächigen erschlossenen Gebieten (Werksanlagen) als eine einzige Tätigkeitsstätte.
- Die Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt in zwei Schritten. Eine Zuordnung durch den Arbeitgeber hat Vorrang vor quantitativen Merkmalen, hierzu gibt es eine Klarstellung, die Arbeitgeber beachten sollten: Für die Zuordnung eines Arbeitnehmers ist es ausreichend, dass berufsspezifische Tätigkeiten bereits in geringem Umfang am Ort der ersten Tätigkeitsstätte erbracht werden. Die maßgebliche dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung kann auch mündlich oder konkludent erfolgen und ist unabhängig davon, ob sich der Arbeitgeber der steuerlichen Folgen bewusst ist. Die Zuordnungsentscheidung muss nicht dokumentiert werden und kann sich aus einer Vielzahl von Dokumenten ergeben (unter anderem Protokollnotizen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen, Dienstwagenabrechnung). Arbeitgeber sollten daher die entsprechende Dokumentation arbeits- und steuerlich sorgfältig prüfen.
- Definition der Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeiten
- Die Preisgrenze von 60 Euro für Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit gilt für Mahlzeiten im Inland oder im Ausland.
- Keine Mahlzeiten sind zum Beispiel auf Flügen oder bei anderen Anlässen gereichte kleine Tüten mit Chips, vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren. Folglich führen diese nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschalen. Im Gegenzug ist davon auszugehen, dass belegte Backwaren wohl den Begriff der Mahlzeit erfüllen. Dies kann zu einer Erweiterung der Kürzungsvorschriften (Stichwort „belegtes Brötchen“) führen.
- Die Zurverfügungstellung einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten) im Sinne des § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG erfordert nicht, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit auch tatsächlich einnimmt. Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist dabei unerheblich.
- Dem Arbeitnehmer kann bei Nichteinnahme eine weitere gleichartige Mahlzeit im Rahmen der arbeitsrechtlichen Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers zur gestellten Mahlzeit ist die Minderung des Kürzungsbetrags anzuwenden, zu denen nun umfangreiche Beispiele im Schreiben dargestellt werden.
- Bei der Ausgabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, handelt es sich innerhalb der Dreimonatsfrist nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.
- Klarstellung der Voraussetzungen der doppelten Haushaltsführung
- Bei der doppelten Haushaltsführung sind Hauptwohnung und Zweitwohnung (-unterkunft) zu bestimmen. Hier verweist das BMF-Schreiben auf die Grundsätze der neueren BFH-Rechtsprechung und sieht zudem eine Vereinfachungsregel vor. Aus Vereinfachungsgründen kann für die Frage, ob die Hauptwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte belegen ist oder nicht, zum Beispiel wenn sie innerhalb derselben politischen Gemeinde, Stadt oder in deren unmittelbaren Umkreis liegen, die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen Hauptwohnung und erster Tätigkeitsstätte herangezogen werden. Beträgt die Entfernung zwischen Hauptwohnung und erster Tätigkeitsstätte mehr als 50 km, ist davon auszugehen, dass sich die Hauptwohnung außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte befindet.
- Arbeitgeber können die Kosten der angemessenen Einrichtung der Zweitwohnung steuerfrei neben den Mietkosten der Unterkunft (Begrenzung auf 1.000 Euro pro Monat) steuerfrei erstatten. Bei Kosten bis zu 5.000 Euro (inklusive Umsatzsteuer) für die Einrichtung sieht das BMF-Schreiben eine Vermutung vor, dass die Kosten sich auf notwendige Gegenstände bezieht.
Praxishinweis
Insgesamt enthält das BMF-Schreiben eine Vielzahl von Konkretisierungen, die teilweise den Bedürfnissen der Arbeitgeber und Arbeitnehmer entgegen kommen, teilweise aber auch Haftungsrisiken bergen. Arbeitgeber sind gut beraten, ihre Reisekostenrichtlinien zu sichten und Mitarbeiter arbeits- und steuerlich hinsichtlich der neuen Rechtsauffassung der Finanzverwaltung zu schulen. Gerne stehen wir Ihnen selbstverständlich für eine detaillierte Beratung zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an!
