In unserem Beitrag vom 26. Oktober 2022 (Zum Beitrag) haben wir Sie bereits über die Einführung der Inflationsausgleichsprämie (im Folgenden IAP) informiert. Zur Beseitigung von Unsicherheiten hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) nun eine umfangreiche FAQ (englisch für „Frequently Ask Questions“) über steuerliche Fragen zum persönlichen und sachlichen Umfang der Steuerbefreiung veröffentlicht. Das BMF äußert sich darin insbesondere zu Themen wie der Anspruchsberechtigung, dem Begünstigungszeitraum, den Zahlungsmodalitäten, der Höhe, Art und Dokumentation der Zuwendung, der Behandlung beim Vorliegen mehrerer Dienstverhältnisse sowie zu den sozialversicherungsrechtlichen Folgen und soll Arbeitgeber damit bei der praktischen Umsetzung an die Hand nehmen.
Wir fassen die wichtigsten Erkenntnisse für Arbeitgeber hieraus zusammen:
Wie bereits bekannt, können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn eine IAP bis zu einem Betrag von 3.000 Euro während des Begünstigungszeitraums vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 steuerfrei gewähren (§ 3 Nummer 11c EStG). Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag, der auch in Teilleistungen im Begünstigungszeitraum gewährt werden kann. Die IAP kann sowohl in Form von Geld- als auch Sachleistungen gewährt werden. Die Finanzverwaltung hat zudem veröffentlicht, dass Leistungen gemäß § 3 Nummer 11c EStG auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung genießen.
Welche Personen können von der IAP profitieren?
Die FAQ definiert den begünstigten Personenkreis anhand des Begriffs des steuerlichen Arbeitnehmers unabhängig von der Art der Beschäftigung. So sind unter anderem auch Auszubildende, Minijobber, kurzfristig Beschäftigte und Arbeitnehmer in Elternzeit in den Kreis der Anspruchsberechtigten miteinzubeziehen. Die IAP kann zudem auch Gesellschafter-Geschäftsführern gewährt werden, sofern diese steuerlich als Arbeitnehmer anzusehen sind. Bei Arbeitsverhältnissen zwischen nahestehenden Personen empfiehlt sich eine Einzelfallprüfung.
Welche Besonderheiten sind zu beachten?
Darüber hinaus stellen die FAQ unter anderem ergänzend klar, dass sich die begünstigten Leistungen nicht auf ein Kalenderjahr, sondern auf den gesamten Begünstigungszeitraum (26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024) beziehen. Eine jährliche steuerfreie Zahlung in Höhe von 3.000 Euro scheidet somit aus. Klarheit schafft die FAQ zudem in Bezug auf Arbeitnehmer, die zeitgleich in mehreren Arbeitsverhältnissen stehen oder im Begünstigungszeitraum einem Betriebsübergang nach § 613a BGB unterliegen (werden).
Praxisrelevant ist zudem die Aussage, dass etwaige Bedingungen für die Gewährung der IAP wie eine Betriebszugehörigkeit oder der Ausschluss bestimmter Mitarbeitergruppen von der Leistungsgewährung steuerlich unschädlich sind. Zu Recht weist das BMFaber auf die arbeitsrechtlichen Herausforderungen hin. Arbeitgeber sind gut beraten, sich arbeitsrechtlich zu informieren, bevor sie derartige Bedingungen kommunizieren.
Wie ist mit schon zugesagten Einmalzahlungen (z.B. dem Weihnachtsgeld) umzugehen?
In der Praxis stellt sich für Arbeitgeber häufig die Frage, ob eine „Umwidmung“ von Sonderleistungen, wie beispielsweise dem Weihnachts- oder Urlaubsgeld in eine steuerfreie IAP möglich ist. Gerade in der Weihnachtszeit dürfte dies für Arbeitgeber von besonderem Interesse sein. Das BMF führt in diesem Zusammenhang aus, dass die „Umwidmung“ einer steuerpflichtigen Sonderleistung, auf die der Arbeitnehmer bereits einen Anspruch hat, in die IAP ausgeschlossen ist. Entscheidend sei die Freiwilligkeit der Leistung. Die Finanzverwaltung wird unserer Erfahrung nach daher in zukünftigen Lohnsteuer-Außenprüfungen verstärkt prüfen, ob schädliche „Umwidmungen“ vorlagen. Häufig ist für den Arbeitgeber jedoch aufgrund der arbeitsrechtlichen Kasuistik nicht eindeutig erkennbar, ob bisherige Leistungen in den Vorjahren „freiwillig“ erfolgten oder ggf. eine arbeitsrechtliche Verpflichtung darstellten. Im Zweifelsfall sollte die Freiwilligkeit (steuerlich: Zusätzlichkeit) der Leistung verbindlich mit der Finanzverwaltung abgestimmt werden.
Welche Dokumentationsanforderungen bestehen?
Weiterhin ist zu beachten, dass neben der zwingenden Voraussetzung der Zusätzlichkeit, auch der sachliche Zusammenhang der begünstigten Leistung zur Preisentwicklung (Inflationsbezug) nachgewiesen werden muss. Eine (schriftliche) Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ist jedoch nicht erforderlich. Der Zusammenhang der Leistungsgewährung kann sich aus einzel- oder tarifvertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, aus ähnlichen Vereinbarungen, aus Erklärungen des Arbeitgebers oder aus einer gesetzlichen Regelung ergeben. Ausreichend in diesem Zusammenhang wäre die Kenntlichmachung der begünstigten Zahlung in der Lohnabrechnung oder dem Überweisungsträger, zum Beispiel als „Inflationsausgleichsprämie“.
Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass bei steuerfreier Zahlung einer IAP der Arbeitgeber diese im Lohnkonto gemäß § 4 Absatz 2 Nummer 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung aufzuzeichnen hat, um die zutreffende Anwendung der Steuerfreiheit dieser IAP im Rahmen einer möglichen Lohnsteuer-Außenprüfung erkennbar zu machen. Ein Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung ist jedoch nicht notwendig.
Gerne stehen wir Ihnen als Ansprechpartner rund um die Thematik zur Verfügung und unterstützen Sie bei der rechtssicheren Ausgestaltung in Ihrem Unternehmen.
* Bundesministerium der Finanzen; FAQ Inflationsausgleichsprämie, Stand 7. Dezember 2022
