Der Beitrag wurde verfasst von unserem Experten Torsten Graf.
Die Digitalisierung führt zu radikalen Veränderungen in den Arbeitsabläufen sowie auch in der Kommunikation und Zusammenarbeit – auch und nicht zuletzt im Rechnungswesen.
Grenzen zwischen Abteilungen, Systemen und Organisationen verändern sich und Arbeitsabläufe werden stärker integriert. Neue Dimensionen der Digitalisierung, Kommunikation und automatisierte Entscheidungen sind Grundlage für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen.
Der Weg der Digitalisierung muss dabei aktiv gestaltet werden. Um einen unkontrollierbaren Wildwuchs von Anwendungen im Rechnungswesen zu vermeiden, sollten Systeme und IT-Landschaft harmonisiert und Standards geschaffen werden.
Digitale Chancen und Risiken im Rechnungswesen erkennen und reagieren
Eine erfolgreiche Digitalisierung im Rechnungswesen setzt voraus, dass Daten verfügbar und nutzbar gemacht werden. Digitale Trends müssen rechtzeitig erkannt und bewertet werden, um sie vorteilhaft für das eigene Unternehmen nutzen zu können. Zur notwendigen Vorbereitung auf solche digitalen Trends sowie die damit einhergehenden digitalen Chancen und Risiken im Rechnungswesen gehören unter anderem folgende Aspekte:
• Interne und externe Partner sollten in digitale Lösungen frühzeitig eingebunden werden. Lieferanten sollten Rechnungen digital senden können, Kunden ihre Rechnung digital entgegennehmen.
• Die Mitarbeitenden im Rechnungswesen sollten mit den neuen und veränderten Aufgaben vertraut gemacht und dafür begeistert werden. Manuelle Buchungen werden immer weiter in den Hintergrund treten und seltener werden.
• Die digitale Technik – vom Netzzugang bis zur Nutzung von Endgeräten und innovativer intelligenter Software wie beispielsweise ERP-Systeme – sollte täglich eingesetzt werden. Der Umgang mit Tablets, Scannern, Texterkennung und digitalen Dokumenten etc. sollte zur Selbstverständlichkeit werden.
Der Schwerpunkt der Arbeit im Rechnungswesen wird sich durch die Digitalisierung zunehmend ändern. Im Fokus stehen vor allem die Sicherheit und Integrität der sensiblen Daten, die in Kostenrechnung und Buchhaltung im Einsatz sind. Insbesondere sind alle vorhandenen, wirtschaftlich sinnvollen Sicherheitsvorkehrungen zu beachten. Der zuverlässige Umgang mit Berechtigungssystemen, Firewalls, Virenscanner oder Datenverschlüsselung muss selbstverständlich und Standard werden. Denn nur dann können die technischen Möglichkeiten – richtig eingesetzt – die Sicherheit im Rechnungswesen gegenüber einer analogen Buchhaltung sogar verbessern.
Das Datenvolumen, das in den Unternehmensprozessen und im Rechnungswesen entsteht, wird sich dramatisch vergrößern. Die Digitalisierung ermöglicht Chancen, birgt aber auch Risiken. Einerseits unterstützt sie im Rechnungswesen, andererseits droht aber gleichzeitig auch eine Überlastung der Verarbeitungskapazitäten. Die Informationsströme sind zu analysieren, um so Entwicklungen schneller zu erkennen und aussagefähigere Analysen von wichtigen Prozessen wie zum Beispiel dem Zahlungsverhalten von Preisentwicklungen im Einkauf zu erhalten und für das Management nutzbar zu machen.
In Zukunft wird das Rechnungswesen demnach keine einzelnen Belege in Form von Belegbildern (Papierrechnungen, PDF-Rechnungen) zu verarbeiten haben. Vielmehr stehen zukünftig nur noch Datensätze zur Verfügung, die über entsprechende Systemschnittstellen auf rein elektronischem Wege ausgetauscht werden. Dies ist heute schon technisch in der Form von APIs (Application Programming Interface) möglich. Der Standard stellt hierbei aktuell das Format ZUGFeRD (Zentraler Userguide des Forums elektronischer Rechnung Deutschlands) oder die sogenannte XRechnung dar, deren eigentliches Belegbild bereits mit Datensätzen hinterlegt sind. Diese Transformation hat das moderne Rechnungswesen bereits völlig neu definiert und ist mit Blick auf den weltweiten Wettbewerb alternativlos.
Die Rolle der Beschäftigten im Rechnungswesen
Wofür bedarf es noch Mitarbeitenden im Rechnungswesen, wenn die vielen Daten zu großen Teilen automatisch verarbeitet werden? Das manuelle Buchen von Vorgängen wird sich sukzessive auf ein Minimum reduzieren. Eingehende Informationen werden von intelligenten Systemen analysiert und in Echtzeit abgearbeitet. Den Mitarbeitenden kommt indes die wichtige Rolle zu, über unklare Fälle zu entscheiden, die digitalen Prozesse zu überwachen und die dazugehörigen Parameter einzustellen.
Die Arbeit im Rechnungswesen wird daher also perspektivisch noch anspruchsvoller, als sie es ohnehin bereits ist. Der Umgang mit den neuen Systemen, die Steuerung der Verarbeitung und die Analyse der umfangreichen Informationen stellt an die Buchhaltung ganz neue Aufgaben. Für das Berufsbild des Buchhalters bedeutet dies, dass nicht mehr nur Kenntnisse der Rechnungslegung erforderlich sein werden, sondern ebenso wird es auf analytische Fähigkeiten zur Auswertung und zielführenden Verarbeitung großer Datenmengen ankommen.
Praxishinweis
Das Business Process Solutions Team von Grant Thornton in Deutschland unterstützt Sie gerne beratend bei Ihren Themen rund um Rechnungswesen und Berichterstattung – auch in Bezug auf die Digitalisierung und deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns gerne an.
