Herr Mengelkoch, was macht die Volvo Car Germany GmbH und welches Ziel wollten Sie mit dem Projekt für Ihre Organisation erreichen?
Thomas Mengelkoch: Volvo Car Germany ist die deutsche Vertriebsgesellschaft der Volvo Car Group und bietet neben dem klassischen Produktportfolio einer National Sales Company auch weitreichende Services im finanziellen und operativen Bereich sowohl im Endkundengeschäft als auch im Rahmen der Einkaufsfinanzierung für seine angeschlossenen Händler seit Jahren erfolgreich an. In diesem Kontext steuern wir eine Reihe von Sachverhalten, die für unsere interne wie externe Berichterstattung betragsmäßig sehr bedeutsam sind. Wesentliche Kennzahlen werden dabei von Erwartungen an die zukünftige Entwicklung der Automobilmärkte geprägt. Der Markt ist jedoch aufgrund multipler Krisen, der bekannten Probleme bei Zulieferern und auch durch die zunehmende Relevanz innovativer Antriebskonzepte erheblich volatiler geworden als in den Jahrzehnten zuvor. Dadurch ist letztlich auch eine Reihe von Anforderungen an unser Rechnungswesen deutlich gestiegen. Es ist uns daher wichtig, verfügbare Datenmengen effektiver zu nutzen und unsere Reporting- und Datenermittlungsprozesse robuster zu gestalten. Es sollten u.a. Simulationen großer und historischer Datenmengen zeitnah ermöglicht und damit die getroffenen Entscheidungen für die Verwendung bestimmter Prämissen besser unterlegt und abgesichert werden können. Kurz gesagt: Wir wollten einen wesentlichen Bereich unseres finanziellen Reportings bezüglich zukünftiger Restwertentwicklungen im Rahmen von effektiven Simulationen und möglichen Stresstests auf ein „Next Level“ heben.
Patrick, welchen Lösungsansatz konnten wir Volvo Car Germany dafür vorschlagen?
Patrick Oelze: Für Volvo Car Germany war es wichtig, eine pragmatische Lösung zu finden, die sich nahtlos in die bestehenden Datenstrukturen, das vorhandene ERP sowie die übrige Softwarelandschaft sowie bewährte Prozesse einfügen ließ und gleichzeitig skalierbar und weiterentwicklungsfähig ist. Wir haben daher eine MS PowerBI basierte Lösung vorgeschlagen und für Herrn Mengelkoch und sein Team umgesetzt.
Die betreffenden Berichterstattungsinformationen waren sicherlich auch vorher schon verfügbar, was konkret hat sich mit der Verfügbarmachung dieser Lösung verändert?
Thomas Mengelkoch: Ja, natürlich hatten wir die relevanten überwiegend auf Excel basierenden Datenmengen auch schon vorher. Wir haben aber beobachtet, dass unsere über viele Jahre bewährten Prozesse für die Ermittlung der Berichterstattungsinformationen, insbesondere vor dem Hintergrund der erwähnten Marktvolatilitäten, zu immer höherem Aufwand für unsere Mitarbeiter im Rahmen der Monatsabschlussarbeiten führten. Im Finance-Team musste deshalb viel zu viel Zeit in Datenbereitstellung und -aufarbeitung und Fehlerkontrolle investiert werden. Mir war es aber wichtig, dass unser Team die verfügbare Zeit vornehmlich auf die inhaltlich qualitativen Analysen und Simulationen verwenden kann. Und natürlich kam es auch darauf an, die erarbeiteten Entscheidungsvorlagen deutlich früher „auf Knopfdruck“ verfügbar zu haben. All das ist uns nun mit der Dashboarding-Lösung gelungen. Nicht zu vergessen ist auch die durch die Verfügbarkeit dieser Lösung deutlich gestiegene Zufriedenheit unseres Finance-Teams.
Welche Besonderheiten waren bei der Entwicklung der Dashboarding-Lösung zu beachten?
Patrick Oelze: Für die Problematik, die es für Volvo Car Germany zu adressieren galt, gibt es keine Standardlösung. Vielmehr mussten wir spezifische Algorithmen, die Volvo Car Germany intern nutzt, in Abhängigkeit von geschäftsmodellspezifischen Parametern in der gewünschten Lösung umsetzen. Darüber hinaus galt es zu beachten, dass die mit der Lösung ermittelten Ergebnisse auch für die externe Berichterstattung verwendet werden. Daher waren auch eine Reihe von Dokumentationserfordernissen zu beachten, die konzeptionell in die Lösung einzuarbeiten waren.
Welche Erfolgsfaktoren können rückblickend betrachtet für das Projekt genannt werden?Thomas Mengelkoch: Für uns war es entscheidend, mit dem Grant Thornton Team einen Dienstleister gefunden zu haben, der eine solche Lösung sowohl technisch umsetzen kann als auch gleichzeitig im Bereich Bilanzierung und Controlling fachlich zu Hause ist. Die Kombination aus beidem ist das ideale Paket für solch ein Projekt in der Finanzfunktion. Darüber hinaus war für uns der workshopbasierte Ansatz in der Umsetzungsphase sehr wichtig. Denn eine Reihe von spezifischen Anforderungen unsererseits haben sich erst im Projektverlauf ergeben. Das Team von Herrn Oelze hat diese in agiler Form im laufenden Projekt umgesetzt. Außerdem galt es auch unser Team im Umgang mit PowerBI nachhaltig zu befähigen.
Patrick Oelze: Entscheidend für den Erfolg war aus unserer Sicht außerdem, dass dieses Projekt von Herrn Mengelkoch in der internen Organisation nicht nur als reines Datenprojekt, sondern als Bestandteil eines ganzheitlichen Change-Prozesses in der Finance-Abteilung verortet wurde. Daher war seitens Volvo Car Germany auch das gesamte Finance-Team von Projektbeginn an involviert. Diese sehr intensive und aktive Zusammenarbeit mit allen internen Stakeholdern hat erheblich zum Gelingen des Projekts beigetragen.
Herr Mengelkoch, seit einigen Monaten arbeitet Ihr Team nun mit dieser Lösung. Wie ist das Feedback?
Zunächst einmal sparen wir gegenüber früher jeden Monat viele Stunden für die qualitative Datenaufbereitung und haben die Ergebnisse der Analysen und Simulationen deutlich früher verfügbar. Außerdem freut sich das Finance Team sehr, nun mit einer modernen Dashboarding-Lösung arbeiten zu können. Natürlich besprechen wir mit unserer Muttergesellschaft die Skalierung dieser Dashboarding-Lösung auch für andere Bereiche oder Länder; hier würden wir als deutscher Markt als Benchmark entsprechend agieren können; warten wir ab.
Vielen Dank an Herrn Mengelkoch und Patrick Oelze für das Gespräch.
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(Patrick Oelze und Thomas Mengelkoch)
(Patrick Oelze und Thomas Mengelkoch)