Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 25. Januar 2023 zur Anzeigepflicht des Arbeitgebers nach § 41c Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) bei nachträglichen Abweichungen von bereits an die Beschäftigten gezahlten Beträgen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) Stellung genommen. Wenn sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf Anordnung des Gesundheitsamts in Quarantäne begeben müssen, erhalten sie im Regelfall unter den Voraussetzungen des § 56 Absatz 1a IfSG eine Entschädigung für ihren Verdienstausfall durch den Staat. Die organisatorische Abwicklung erfolgt über die Gehaltsabrechnung, das heißt der Arbeitgeber tritt in Vorleistung. Die Verdienstausfallentschädigung ist gemäß § 3 Nummer 25 EStG steuer- und beitragsfrei. Auf Antrag erstattet die zuständige Behörde den Arbeitgebern die vorausgezahlten Beträge. Dabei erfolgt eine gesonderte Prüfung hinsichtlich der Anspruchsberechtigung und der Höhe der Entschädigungsleistung.
In der Praxis ist es häufig zu Abweichungen zwischen den durch den Arbeitgeber und den durch die Entschädigungsbehörde berechneten Erstattungsbeträgen gekommen. Arbeitgeber erhielten entweder einen geringeren Betrag oder einen Mehrbetrag von der Erstattungsbehörde.
Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 25. Januar 2023 zu der praxisrelevanten Frage Stellung genommen, welche lohnsteuerlichen Pflichten sich für den Arbeitgeber aus derartigen Abweichungen konkret ergeben. Dabei sind folgende Varianten zu unterscheiden:
Variante 1: Der Arbeitgeber erlangt von der Abweichung vor Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für das entsprechende Kalenderjahr Kenntnis
Stellt der Arbeitgeber im Nachhinein fest, dass seine ursprüngliche Behandlung der Verdienstausfallentschädigung (Lohnversteuerung beziehungsweise Steuerfreistellung) unzutreffend war, ist er verpflichtet, zu viel erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung zu erstatten beziehungsweise noch nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten (§ 41c Absatz 1 EStG).
Variante 2: Der Arbeitgeber erlangt von der Abweichung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für das entsprechende Kalenderjahr Kenntnis
Die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung muss bis spätestens 28. Februar des folgenden Kalenderjahres erfolgen. Eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs im Zusammenhang mit in den Jahren 2020 und 2021 ist daher nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht mehr möglich. Für das Kalenderjahr 2022 bleibt nur noch ein kurzer Zeitraum. Auch eine Korrektur der (bereits übermittelten) Lohnsteuerbescheinigung kommt für die Finanzverwaltung nicht in Betracht. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist in diesen Fällen wie folgt zu verfahren:
Sofern eine unzutreffende Lohnversteuerung erfolgt ist, das heißt, dass die Entschädigungsbehörde einen höheren Betrag berechnet und an den Arbeitgeber erstattet hat, besteht keine lohnsteuerliche Mitteilungspflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt. Eine Erstattung der zu Unrecht einbehaltenen Steuer kann jedoch durch den Mitarbeitenden in der Einkommensteuerveranlagung erreicht werden. Arbeitgeber sollten daher ihre Beschäftigten auf die Abweichung hinweisen.
Sofern eine unzutreffende Steuerfreistellung erfolgt ist, das heißt, dass die Entschädigungsbehörde einen geringeren Betrag berechnet und an den Arbeitgeber erstattet hat, besteht für den Arbeitgeber Handlungsbedarf.
Fordert der Arbeitgeber die Überzahlung vom Beschäftigten zurück, mindert der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung die für das Kalenderjahr unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigenden Leistungen (ggf. Angabe als Minusbetrag).
Verzichtet der Arbeitgeber auf eine Rückzahlung ist zunächst zu prüfen, ob die Steuerfreiheit zum Beispiel unter Anwendung der so genannten Corona-Prämie nach § 3 Nummer 11a und b EStG oder der so genannten Inflationsausgleichsprämie nach § 3 Nummer 11c EStG gerechtfertigt werden kann. Dies kann eine aufwendige Einzelfallprüfung verursachen.
Kommt keine weitere Steuerbefreiungsnorm in Betracht, hat der Arbeitgeber grundsätzlich dem Betriebsstättenfinanzamt die Fälle nach § 41c Absatz 4 EStG in der Regel unter Angabe der persönlichen Daten des betreffenden Arbeitnehmers sowie der zutreffenden Werte unverzüglich schriftlich anzuzeigen (R 41c.2 LStR). In der Folge wird sich das zuständige Wohnsitzfinanzamt an den jeweiligen Arbeitnehmer wenden und die Steuer nachfordern (R 41c.2 Absatz 3 LStR).
Erfreulicherweise enthält das BMF-Schreiben jedoch eine Erleichterung. Eine Anzeigepflicht besteht nicht, sofern die Differenz zwischen der dem Mitarbeitenden gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber bewilligten Erstattung 200 Euro pro Quarantänefall nicht übersteigt. Insoweit haftet der Arbeitgeber auch nicht für die nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer. Eine Nachforderung beim Mitarbeitenden unterbleibt ebenfalls.
Die Befreiung von der Anzeigepflicht aufgrund der Nichtbeanstandungsregelung ist grundsätzlich zu begrüßen. Arbeitgeber sollten jedoch genau prüfen, ob verbleibender Handlungsbedarf besteht.
Gerne stehen wir Ihnen als Ansprechpartner rund um die Thematik zur Verfügung und unterstützen Sie bei der rechtssicheren Ausgestaltung in Ihrem Unternehmen.
