Systemeinführung! Aber wer räumt das Alt-System kostensparend auf?

Die Einführung eines neuen IT-Systems stellt Unternehmen vor die Herausforderung, wie mit dem abzulösenden Alt-System umgegangen werden soll. Oft fehlen Zeit und Motivation, sich um das bisherige System zu kümmern, obwohl dies unerlässlich ist, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und auch Kosten zu sparen.

Um die fachlichen Anforderungen zu definieren, hat sich eine prozessorientierte Vorgehensweise bewährt. Dabei sind folgende Fragestellungen zu beantworten:

• Welche Prozesse müssen durch das Alt-System weiterhin bedient werden?
• Was sind die relevanten Anwendungsfälle?
• Wer erhält noch Zugriff auf das Alt-System (lesend/schreibend)?
• Welche Schnittstellen (intern und extern) müssen weiterbetrieben werden, welche nicht?
• Ergeben sich Änderungen an Anforderungen aus Datensicherheit und Datenschutz?

Aus den fachlichen Anforderungen lassen sich unterschiedliche Lösungsszenarien ableiten. In der Regel liefert die Kosten-Nutzen-Betrachtung eine gute Entscheidungsgrundlage.

Verträge mit den Dienstleistern (zum Beispiel Supportdienstleister, Anbieter der IT-Infrastruktur oder gegebenenfalls sogar der gesamten Applikation) stellen oft ein enormes Kosteneinsparungspotenzial dar. Dies hängt vor allem von dem Lizenzmodell und dem vereinbarten Wartungspaket (Service Level Agreement) ab.

Um bei der Handhabung von Alt-Systemen erfolgreich zu sein, empfiehlt es sich, ein Projekt mit einer zielführenden Struktur aufzusetzen. Ein erfahrenes Projektmanagement ist hierbei unerlässlich, um den Projekterfolg sicherzustellen.