Digitale Arbeitsverträge – das ändert sich in 2025
Eine der zentralen Änderungen zum Jahreswechsel betrifft das Nachweisgesetz (NachwG). Bisher mussten wesentliche Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten werden. Mit dem BEG IV ist es nun möglich, diese Bedingungen in Textform elektronisch zu übermitteln. Arbeitsverträge können dann auch per E-Mail verschickt werden, solange sie für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind. Das erleichtert besonders die Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitenden, da der Austausch unterschriebener Papierdokumente entfällt.
Zu beachten ist, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen individuell an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer übermittelt werden müssen. Beim E-Mail-Versand sollte eine Empfangsbestätigungsfunktion zum Nachweis des Zugangs verwendet werden.
Ändern sich wesentliche Arbeitsbedingungen, muss das ab Januar 2025 ebenfalls nicht mehr schriftlich, sondern kann in Textform mitgeteilt werden. Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn die Änderung Teil eines schriftlichen oder in Textform geschlossenen Änderungsvertrags ist (§ 3 Abs. 2 NachwG n. F.).
Vorsicht: Diese Erleichterungen gelten nicht uneingeschränkt. Arbeitnehmerinnen und -nehmer können auch weiterhin die Schriftform verlangen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG n. F.). In Branchen eines Wirtschaftsbereichs oder Wirtschaftszweiges nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (z. B. im Bau- und Gaststättengewerbe) bleibt die Schriftform zudem Pflicht.
Vorsicht bei befristeten Arbeitsverträgen
Zu beachten ist: Befristete Arbeitsverträge bedürfen weiterhin zwingend der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Hier bleibt die bisherige Regelung bestehen, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Ein befristeter Arbeitsvertrag muss weiterhin handschriftlich unterzeichnet werden. Ansonsten wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründet.
Altersbefristungen ab 2025
Eine weitere Erleichterung betrifft die Altersbefristung von Arbeitsverträgen. Diese kann nun ebenfalls in Textform vereinbart werden (§ 41 Abs. 2 SGB VI). Damit wird ein wichtiger Schritt hin zu digitalen Arbeitsverträgen gemacht, da bisher auch Altersbefristungen der Schriftform bedurften. Diese sollten auch nach dem Jahreswechsel in keinem Arbeitsvertrag fehlen.
Elektronische Arbeitszeugnisse – Änderungen zum Jahreswechsel
Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern ist es ab Januar 2025 möglich, Arbeitszeugnisse in elektronischer Form auszustellen (§ 109 Abs. 3 GewO n. F.). Das spart Zeit und Ressourcen. Allerdings gibt es den Nachteil, dass hierfür eine qualifizierte, elektronische Signatur erforderlich ist. Zudem macht das Datum der elektronischen Signatur rückwirkende Ausstellungen sichtbar. Das kann in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten relevant werden, da erkennbar ist, ob ein Zeugnis erst im Zuge eines Kündigungsschutzprozesses erstritten wurde. Ein erkennbar rückdatiertes Zeugnis wird einen geringeren Wert haben. In diesem Fall bleibt daher auch künftig häufig nur der Griff zum Papier.
Arbeitnehmerüberlassung
Auch im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) gehen mit dem Jahreswechsel Erleichterungen einher. Arbeitnehmerüberlassungsverträge können nun in Textform abgeschlossen werden (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG n. F.). Das bedeutet, dass Verträge per E-Mail oder Textnachricht gültig sind. Die bisherige Pflicht zur Schriftform entfällt ab Januar 2025, was die Flexibilität und Geschwindigkeit in der Personalbeschaffung erhöht. Ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis führte früher zu Nichtigkeit des Vertrags, Bußgeldern bis zu 30.000 Euro und einer Fiktion des Arbeitsverhältnisses zum Entleiher. Das erschwerte kurzfristiges Handeln erheblich.
Elternzeit und Pflegezeit
Anträge auf Elternzeit, Pflegezeit und Familienpflegezeit können ab dem Jahreswechsel ebenfalls in Textform gestellt werden (§ 16 BEEG n. F., § 3 Abs. 3 PflegeZG n. F., § 2 Abs. 1 FPfZG n. F.). Das vereinfacht die Kommunikation und reduziert den bürokratischen Aufwand. Allerdings hat die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer künftig bereits durch eine E-Mail mit dem Elternzeitbegehren Sonderkündigungsschutz nach dem BEEG. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können sich also ab 2025 nicht mehr auf die fehlende Schriftform berufen.
Fazit zu den arbeitsrechtlichen Änderungen in 2025
Diese Änderungen treten am 1. Januar 2025 in Kraft und sind wichtig für die Digitalisierung der Personalarbeit. Auch wenn in Bezug auf den Bürokratieabbau nur ein weiterer kleiner Schritt gemacht wurde, bieten die Änderungen zahlreiche Vorteile für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber. Für international tätige und mittelständische Firmen eröffnen sich dadurch Potenziale zur Kosteneinsparung und Prozessoptimierung. Gerade im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sowie die zunehmend flexiblen und dynamischen Arbeitsverhältnisse ist das neue Gesetz sehr zu begrüßen.
