In Deutschland werden E-Rechnungen im B2B-Bereich für inländische Umsätze unter Berücksichtigung von Übergangsregelungen ab dem 01.01.2025 zur Pflicht. Wir informieren Sie über das Potential der Automatisierung der Eingangsrechnung und die damit verbundenen Kosten- und Zeitersparnisse.
PDF ist nicht gleich E-Rechnung
Alle Unternehmen, insbesondere die Unternehmen der Transport- und Logistikbranche, müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen als XML-Datei für inländische Umsätze empfangen können. Dazu genügt laut Entwurf eines BMF-Schreibens vom 13.06.2024 das Vorhalten eines E-Mail-Postfaches. Die altbekannten pdf-Rechnungen gelten dann nicht mehr als „elektronische Rechnungen“. Ausgangsseitig müssen die Rechnungen erst ab dem 01.01.2027 im speziell strukturierten Format verpflichtend versendet werden. Nichtsdestotrotz sollten Unternehmen zeitnah damit beginnen, ihre ERP-Systeme auf E-Rechnungen vorzubereiten und die Prozesse anzupassen. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Hierin liegt aber aus unserer Sicht auch eine Chance für die Unternehmen der Transport- und Logistikbranche.
Direkte Verarbeitung der Daten im ERP-System und bei der Vorsteuer
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erlaubt es Unternehmen, die nunmehr zur Verfügung gestellten Datensätze direkt im ERP-System verarbeiten und überprüfen zu können. Dadurch ist zukünftig insbesondere eine automatisierte Prüfung aller Rechnungsmerkmale nach § 14 Abs. 4 UStG möglich. Hierdurch wird der Rechnungseingangsprozess beschleunigt: Die E-Rechnungen können systematisch auf die korrekte Anwendung und Berechnung der Umsatzsteuer hin überprüft werden.
Durch die automatisierte Prüfung der Vorsteuer werden Fehler reduziert, die durch manuelle Eingaben entstehen können. Außerdem wird sichergestellt, dass die Vorsteuer korrekt erfasst und in der Umsatzsteuervoranmeldung in richtiger Höhe angemeldet wird. Ferner besteht die Möglichkeit, die im Warenwirtschaftssystem erfassten Bestände direkt mit den in der Rechnung ausgewiesenen Posten abzugleichen und zu erfassen.
Technische Umsetzung der E-Rechnung
Die technische Umsetzung zur Verarbeitung und Versendung strukturierter E-Rechnungen sollte in enger Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Buchhaltungssoftware bzw. des ERP-Systems erfolgen, die im Unternehmen verwendet werden. Die bereits bekannten Formate X-Standard und ZUGFeRD können dabei ab Version 2.0.1 benutzt werden, ebenso das EDI-Verfahren. Neben den zur Verfügung gestellten XML-Datensätzen können inhaltsgleiche Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format übersandt werden, ohne in die Gefahr des § 14c UStG zu laufen.
Bei der Implementierung der E-Rechnung und einer Analyse der bestehenden Prozesse können unsere Experten Sie kompetent unterstützen. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie an dieser Stelle Unterstützung wünschen!
