Nicht erst seit ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) in aller Munde ist, zählt Compliance im Personalbereich zu einem der zentralen Themen. Dies wurde jüngst durch die Anforderungen im Bereich ESG nochmals verstärkt. HR Compliance gehört zur Corporate Governance und Nachhaltigkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-DNA eines jeden Unternehmens. ESG-Kriterien sind heute nicht mehr „nice-to-have“ für Unternehmen, sondern gewinnen gerade mit Blick auf die deutsche und europäische Gesetzgebung eine immer größere Bedeutung. Die Regelungen zum Schutz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie der damit einhergehenden Haftung von Unternehmen und deren Führungskräften werden ständig komplexer. So wird es immer wichtiger, diese Regelungen und deren Einhaltung im Blick zu behalten. In Unternehmen sind die zuständigen Organe gesetzlich verpflichtet, Untersuchungen anzustellen, wenn ein Verdacht von Rechtsverstößen besteht. Dies ergibt sich für Geschäftsführer aus § 43 Abs. 2 GmbHG, für Organe einer Aktiengesellschaft aus § 93 AktG, wobei sich die Überwachungspflicht für den Aufsichtsrat aus § 111 AktG ergibt.
Doch wie können Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsräte Sicherheit bekommen, dass das zu implementierende und zu überwachende HR CMS tatsächlich den notwendigen Pflichten genügt?
Prüfung des Tax CMS nach IDW PS 980 n.F.
Mit dem Prüfungshinweis 1/2016 konkretisierte das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) die Ausgestaltung eines Tax Compliance Management Systems gemäß dem IDW PS 980. Es wurde Ende 2022 in seiner neuesten Fassung verabschiedet. Aus Prüfungsstandard und -hinweis ergeben sich nicht nur die Anforderungen an den Prüfer. Hier finden sich zudem Hinweise zum Aufbau eines HR CMS.
Das HR CMS sollte sich an den genannten Elementen orientieren und in einer HR CMS-Beschreibung dargelegt werden, die einer Prüfung nach IDW PS 980 n.F. unterzogen werden kann. Dabei sollte im Rahmen eines Readiness Checks zunächst die Prüfungsbereitschaft des HR CMS erhoben werden. So vermeidet man Überraschungen in der Prüfung. Wenn die Organisation bereits prüfbereit ist, kann eine stichtagsbezogene Angemessenheitsprüfung durchgeführt werden. Sollte das zu prüfende HR CMS schon seit längerem im Regelbetrieb funktionieren, empfehlen wir eine Wirksamkeitsprüfung. Sie deckt einen festgelegten Zeitraum ab und bietet so die größte Sicherheit.
Warum Grant Thornton?
Wir stehen Ihnen bei der nachhaltigen Verankerung des HR CMS in Ihrem Unternehmen mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite. Grant Thornton vereint die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens mit den gesetzlichen Vorschriften im HR-Bereich, damit Sie rechtlich optimal abgesichert sind. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und offene Kommunikation auch über potentielle Risiken sind für uns selbstverständlich.
Wie gehen wir vor?
Unsere Expertinnen und Experten analysieren Ihre spezifischen Anforderungen und Risiken im Unternehmen. Diese Analyse ist die Grundlage, um ein maßgeschneidertes HR CMS zu entwickeln. Zusätzlich schlagen wir Ihnen Maßnahmen zur Risikominimierung vor. Durch eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem HR-Team (Personalabteilung) und weiteren relevanten Abteilungen gewährleisten wir eine funktionierende Einbettung des Systems in Ihre Unternehmensstrukturen.
Ihr Vorteil: Wir arbeiten interdisziplinär. So stellen unsere Corporate-Governance-Experten im Rahmen der Prüfung eine enge Zusammenarbeit mit Spezialisten aus dem Bereich Arbeitsrecht (HR) sicher, sodass Sie den maximalen Mehrwert aus der Prüfung Ihres HR CMS ziehen.
Unsere Expertinnen und Experten sind Compliance-Prüfer und -Beratende der ersten Stunde. Wir beschäftigen uns seit 2011 mit der Prüfung von CMS in unterschiedlichen Ausprägungen. Wir haben einen lange erprobten, pragmatischen und effizienten Prüfungsansatz erarbeitet, den wir in zahlreichen Projekten auf die Spezifika von HR CMS-Prüfungen angepasst haben.
Sprechen Sie uns gerne an und vertrauen Sie auf unsere Expertise und Erfahrung, um Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern. Die erfolgreiche Einführung und Prüfung Ihres HR CMS ist unser gemeinsames Ziel!
