Compliance-Anforderungen und Management der risikominimierenden Kontrollmaßnahmen
Compliance-Anforderungen und Management der risikominimierenden Kontrollmaßnahmen lösen bei den meisten Unternehmen Besorgnis aus.
Das muss nicht sein. Es muss auch nicht immer die kostenintensive Rundumlösung sein. Kostengünstigere, kleinere, aber sehr effektive Lösungen bieten Möglichkeiten, Compliance-Projekte prozesssicher umzusetzen, ohne dabei auf maßgeschneiderte Flexibilität verzichten zu müssen.
Unsere Erfahrungen aus der Praxis haben uns gezeigt, wie wichtig es ist, gemeinsam mit den Unternehmen pragmatische Lösungen umzusetzen. Aus diesem Grund haben wir interdisziplinär Abfragemöglichkeiten entwickelt, die den Unternehmen effektiv und sicher helfen, das Risikopotenzial bei einigen Themen effizient und einfach abzumildern.
Jedes Unternehmen hat Risikothemen. Dazu zählen beispielsweise:
- Scheinselbstständigkeit,
- Auslandseinsätze, Datenschutz,
- Incentives,
- Betriebsveranstaltungen etc.
Diese Themen haben weitreichende finanzielle Folgen, zum Beispiel für die Sozialabgaben, Lohnsteuer, Umsatzsteuer. Aber auch persönliche Strafen für die Geschäftsführung bei einer Nichtabführung von Abgaben und Steuern können im Einzelfall Beteiligte hart treffen.
Viele Unternehmen stehen deshalb vor der Herausforderung, steuerliche Risiken zu managen, ohne dabei komplexe und teure Lösungen einzuführen. Digitale Abfragen und individuelle Formulare helfen dabei, steuerliche Compliance-Anforderungen effizient und zielgerichtet zu erfüllen. Unternehmen können mit diesen Lösungen:
- Steuerliche Prozesse standardisieren und manuelle Fehler reduzieren.
- Risikobewertungen frühzeitig durchführen, um Bußgelder und Strafen zu vermeiden.
- Dokumentationspflichten automatisieren, um Behördenanforderungen zu erfüllen.
Unsere praktischen Erfahrungen zeigen, dass Unternehmen mit maßgeschneiderten digitalen Lösungen ihre Steuer- und Compliance-Prozesse erheblich optimieren können.
Maßgabe ist es, im Unternehmen effizient, leicht verständlich und vor allem praktikabel handhabbar Lösungen für die Mitarbeitenden aus sämtlichen Bereichen (Finance, Marketing, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb etc.) zu schaffen.
Diese Lösungen zielen darauf ab, bestimmte vordefinierte Risiken schnell einzuordnen. Nach einer schnellen Einordnung und einer ersten Risikoindikation kann im Unternehmen kurzfristig entschieden werden, ob
- bestimmte Sachverhalte ohne weitere erforderliche Schritte umgesetzt werden können,
- lediglich der Einbindung bestimmter Stellen bedürfen oder
- gar eine Einzelfallprüfung im Rahmen einer speziellen Überprüfung erforderlich ist.
Risikothemen und anwenderfreundliche Lösungen via toolbasierten Abfragemöglichkeiten
Steuerliche Risikothemen in Unternehmen:
- Scheinselbstständigkeit: Risiken durch die neue KI-gestützte Prüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV).
- Incentives & Betriebsveranstaltungen: Steuerliche Abbildung und korrekte Zuordnung von Vergütungen.
- Internationale Einsätze & Compliance: Risikoanalyse und Abgabenoptimierung.
Digitale Tax CMS-Lösungen bieten eine strukturierte Möglichkeit, diese Herausforderungen zu bewältigen. Unternehmen profitieren von:
- Automatisierten Fragebögen, die steuerliche Risiken frühzeitig erkennen.
- Rechtssicherer Dokumentation, um Prüfungen durch Finanzbehörden zu erleichtern.
- Schneller Einordnung von Steuerfällen, um Compliance-Prozesse effizienter zu gestalten.
Beispiel Scheinselbstständigkeit:
Seit Januar 2025 kommt bei der Deutschen Rentenversicherung („DRV“) die Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen („KIRA“) zum Einsatz. Der Fokus der neuen technischen Unterstützung liegt in der Aufdeckung von Scheinselbstständigkeit und verdeckter Arbeitnehmerüberlassung. Die DRV erwartet, dass die KI-Anwendung eine effizientere und genauere Identifizierung von Scheinselbstständigkeit sowie verdeckter Arbeitnehmerüberlassung ermöglicht und damit die Aufdeckungsquote signifikant erhöht. Damit gerät dieses Prüfungsfeld immer mehr in den Fokus einer Prüfung durch die DRV.
Eine Statusprüfung bereits beschäftigter Mitarbeitender vom Unternehmen selbst kann durch die toolbasierte Abfrage unter Einbindung der notwendigen gesetzlichen Parameter effizient und belastbar erfolgen. Gleiches gilt für das Onboarding neuer Freelancer, bei denen immer eine Prüfung auf eine Eingliederung in das Unternehmen erfolgen muss. Den eigenen Mitarbeitenden im Unternehmen können vertiefte Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht verständlicherweise schwerlich zugemutet werden. Das Ausfüllen eines Fragebogens mit durchdachten Antworten jedoch schon – insbesondere, wenn dieser für das Unternehmen individualisiert und anwenderfreundlich gestaltet ist. Zweifelsfälle werden am Ende der Kategorisierung an die entsprechende Fachabteilung bzw. Berater zur Prüfung gegeben. Die Anzahl der aufwendig zu prüfenden Fälle minimiert sich jedoch erfahrungsgemäß erheblich.
Beispiel Incentives:
Bei Incentives ist es im Unternehmen oft schwierig, ohne Prozess eine ordnungsgemäße Erfassung im Hinblick auf bestimmte Konten, eine zutreffende lohnsteuerliche Abbildung sowie die richtigen umsatzsteuerlichen Konsequenzen zu ziehen. Unverändert bleibt diese Thematik in Betriebsprüfungen eines der erfahrungsgemäß häufig geprüften Themengebiete. Für Betriebsprüfer liegt oft ein schnell gefundenes Mehrergebnis, ähnlich wie bei verdeckten Gewinnausschüttungen vor.
Auch hier kann bereits im Bestellvorgang z.B. für Incentives oder bei der Organisation von Betriebsveranstaltungen jede Abteilung (Einkauf, Marketing, HR etc.) durch die Erfassung von Incentives in Formularen sicherstellen, dass die korrekte steuerrechtliche Abbildung im Konzern erfolgt. Und das ohne großen zeitlichen Mehraufwand.
Digitale Lösungen als Schlüssel für die steuerliche Compliance
Ein modernes Tax Compliance Management System (Tax CMS) bietet:
- Automatisierte Risikobewertungen für steuerliche und regulatorische Sachverhalte.
- Digitale Audit-Trails, die Prüfprozesse vereinfachen und Dokumentationspflichten erfüllen.
- Effiziente Schnittstellen zu Finanz- und Buchhaltungssystemen, um Prozesse zu optimieren.
Die Kombination aus Technologie und steuerlicher Expertise stellt sicher, dass Unternehmen steuerliche Risiken frühzeitig identifizieren und effizient managen können.
Revisionssicherheit durch dokumentierte Prüfprozesse
Digitale Lösungen ermöglichen eine prüfungs- und revisionssichere Dokumentation steuerlicher Prozesse:
- Automatisierte Abfragen minimieren Fehlerquellen und sichern Compliance.
- Rechtssichere Speicherung von Entscheidungsprozessen reduziert Haftungsrisiken.
- Erfüllung behördlicher Anforderungen durch klar definierte Workflows.
Mit einer konsequenten Dokumentationsstrategie können Unternehmen nicht nur ihre Steuerprozesse optimieren, sondern sich auch vor Prüfungen und möglichen Sanktionen schützen.
Praxishinweis zur Haftungsminimierung durch ein Tax CMS
Ein Tax Compliance Management System ist für Unternehmen essenziell, um steuerliche Risiken frühzeitig zu identifizieren und Haftungsrisiken zu minimieren. Ob zur Vereinfachung der Prozesse im Unternehmen, zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen oder konkret im Rahmen eines Tax CMS-Projekts: Vom Bewusstsein potenzieller Risiken über die Dokumentation des Sachverhalts und des Entscheidungsprozesses bei Beachtung verschiedener Risikospannen – Unternehmen können von maßgeschneiderten und, soweit möglich, automatisierten digitalen Prozessen nur profitieren. Aus Sicht von Prüfern sind entsprechende Lösungen ebenfalls vorteilhaft, um die Prüfung entsprechend zu beschleunigen und Prozesse innerhalb des Unternehmens transparent auf einen Blick erkennen zu können.
Durch automatisierte Prozesse, digitale Abfragen und eine revisionssichere Dokumentation profitieren Unternehmen von:
- Schnellerer und sicherer Compliance-Umsetzung
- Effizienteren Prüfprozessen mit weniger Fehlern
- Erhöhter Transparenz für Behörden und interne Audits
Jetzt handeln: Unternehmen sollten frühzeitig in digitale Lösungen investieren, um sich gegen steigende Compliance-Anforderungen abzusichern. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie gerne bei Ihren Fragestellungen.
