Bedeutung des Verwendungsnachweises im geförderten Glasfaserausbau
Der Verwendungsnachweis bildet im förderrechtlichen Kontext den Abschluss des Ausbauprojektes. Er dient der Feststellung, ob die Verwendung der bereitgestellten Fördermittel den Vorgaben des ausgestellten Bewilligungsbescheids und den Förderrichtlinien inklusive Nebenbestimmungen entspricht. Im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung legen die Projektträger besonderen Wert auf eine konsistente, nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation. Hierdurch sollen Rückforderungen von bereits ausgezahlten Fördermitteln oder Verzögerungen in der Projektabschlussprüfung möglichst vermieden werden.
Der Verwendungsnachweis ist grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Zuwendung des Erfüllungszwecks bzw. spätestens mit Ablauf des sechsten Monats nach Ende des Bewilligungszeitraums über die Förderplattformen der Projektträger einzureichen, vgl. Ziffer 6.1 ANBest-P. Der Bewilligungszeitraum endet in der Regel mit Fertigstellung der letzten Baumaßnahme. Einreichende Instanz ist immer die Gebietskörperschaft als Erstzuwendungsempfängerin. Im Wirtschaftlichkeitslückenmodell werden sämtliche Dokumentationsverpflichtungen in der Regel über den Zuwendungsvertrag auf das ausbauende Telekommunikationsunternehmen als Letztzuwendungsempfänger übertragen. In dem sogenannten Betreibermodell hingegen verbleibt das Risiko einer ordnungsgemäßen Dokumentation bei dem Bauherrn und Eigentümer der zu errichtenden passiven Infrastruktur inklusive unbeschalteter Glasfaser. Die Gebietskörperschaft ist mithin als errichtende Instanz weitestgehend für die Beibringung der Dokumentation verantwortlich. Auch hier sollte sie sich jedoch über eine Vereinbarung entsprechender vertraglicher Pflichten mit dem betreibenden Telekommunikationsunternehmen dahingehend absichern, dass eine Pflicht zur Beibringung der erforderlichen Unterlagen bzw. eine Mitwirkungspflicht des Betreibers gegenüber der Gebietskörperschaft mit Blick auf die Erfüllung förderrechtlicher Vorgaben besteht.
Welche Dokumente sind für den Verwendungsnachweis erforderlich?
Für einen vollständigen Verwendungsnachweis muss eine Vielzahl an Dokumenten eingereicht werden. Darunter fallen insbesondere:
- Sachbericht (oftmals auch als Abschlussbericht definiert), der die durchgeführte Maßnahme beschreibt, Abweichungen erläutert und die wesentlichsten Meilensteine des Vorhabens darstellt.
- Zahlenmäßiger Nachweis, der die tatsächlich entstandenen Gesamtinvestitionen den bewilligten Sachkosten in Form der Materialliste gegenüberstellt.
- Rechnungen der beauftragten Firmen und Zahlungsnachweise als Nachweis der finanziellen Abwicklung.
- Netzpläne zur Dokumentation der baulichen Umsetzung.
- Fotodokumentationen als visuelle Belege für den Ausbaufortschritt.
- Beleglisten mit einer detaillierten Aufstellung aller Kostenpositionen.
Weitere Dokumentation, wie:
- Vertragsdokumentation mit Dienstleistern
- Kontoauszüge über den Eingang der Fördermittel
- Verschiedene Eigenerklärungen, die über das Förderportal bereitgestellt werden
- Belegliste und Gesamtinvestitionskostennachweis des Telekommunikationsunternehmens (insbesondere im Wirtschaftlichkeitslückenmodell)
- Messprotokolle und Rohrbelegungstabellen
- Fertigstellungsanzeige
Die Einhaltung der formellen und inhaltlichen Anforderungen ist essenziell, um eine reibungslose Prüfung durch die Projektträger sicherzustellen. Hinweise hierzu finden sich in den zahlreichen Nebenbestimmungen, Handreichungen und Leitfäden.
Typische Herausforderungen und bewährte Vorgehensweisen
Im Rahmen der Erstellung des Verwendungsnachweises treten üblicherweise verschiedene Herausforderungen auf. Von besonderer Relevanz sind:
- Fehlende Belege, lückenhafte oder inkonsistente Dokumentationsunterlagen, die zu Nachforderungen führen können.
- Falsche oder nicht dokumentierte Anpassungen gegenüber der ursprünglichen Planung, die sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit eines Projektes auswirken können und deshalb frühzeitig gegenüber den Projektträgern kommuniziert werden sollten.
- Die Zusammenstellung der Dokumentation sollte frühzeitig vorbereitet und koordiniert werden, um etwaige Verzögerungen zu verhindern.
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen sollten die Zuwendungsempfänger als Erst- bzw. Telekommunikationsunternehmen als Letztzuwendungsempfänger bereits während des Projekts eine kontinuierliche Dokumentation sicherstellen, klare Verantwortlichkeiten definieren und regelmäßig interne Prüfungen durchführen.
Zudem sollten alle relevanten Dienstleister bereits mit Start des Projektes in die Verantwortungssphäre eingebunden werden. Regelungen zu Vertragsstrafen bei Versäumnissen in der Dokumentationsbereitstellung sind hierbei eine wesentliche Stellschraube.
Erfolgreicher Projektabschluss durch strukturierte Nachweisführung
Der Verwendungsnachweis ist ein zentraler Bestandteil des erfolgreichen Abschlusses eines geförderten Glasfaserausbauprojekts. Eine frühzeitige Planung, eine systematische Dokumentation und die Einhaltung der förderrechtlichen Anforderungen sind entscheidend, um eine reibungslose Prüfung durch die Projektträger zu gewährleisten. Zuwendungsempfänger, die Best Practices im Dokumentationsprozess umsetzen, reduzieren das Risiko von Rückforderungen und sichern die ordnungsgemäße Mittelverwendung.
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