Der Beitrag wurde verfasst von unserem Experten Thomas Koppe und unserer Expertin Tina Boy
Welche Rolle spielen Testszenarien während eines SAP S/4HANA-Transformationsprojektes?
Eine S/4HANA-Umstellung ist weit mehr als ein reines Software-Upgrade. Es handelt sich um eine tiefgreifende Veränderung, die bestehende Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand stellt und neu ausrichtet. Gerade die öffentliche Hand muss sicherstellen, dass Kernprozesse auch in der neuen Systemumgebung einwandfrei funktionieren. Testszenarien helfen dabei, Kernprozesse zu visualisieren, Abhängigkeiten darzustellen und das theoretisch konzeptionierte System an Beispielen erlebbar zu machen. Damit ist es nicht nur eine Möglichkeit, um die getroffenen Entscheidungen zu validieren, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zum Change-Management, indem ausgewählte Beteiligte, wie beispielsweise Stakeholder und Key-User bereits einen ersten Blick „in die Zukunft“ werfen können.
Wie wird ein unternehmensspezifisches Testszenario erstellt?
1. Analyse Ihrer Kernprozesse
Der erste Schritt ist eine detaillierte Analyse Ihrer zentralen Geschäftsprozesse. Im öffentlichen Sektor zählen dazu häufig essenzielle Abläufe wie Haushaltsplanung, Fördermittelverwaltung und das Berichtswesen. Alle relevanten Prozessschritte werden dokumentiert und Abhängigkeiten erfasst. Darunter fallen beispielsweise Genehmigungsworkflows, Schnittstellen zu Drittsystemen sowie regulatorische Anforderungen.
2. Beschreibung spezifischer Szenarien am Beispiel der Obligoabbildung
Auf Basis der zuvor durchgeführten Analyse werden exemplarische Geschäftsvorfälle definiert, die sowohl finanzielle Steuerungsmechanismen als auch die Integration verschiedener Module abbilden. Die ausgewählten Prozesse werden in einer S/4HANA-Testumgebung modelliert, um die zukünftige Abwicklung zu validieren.
Ein zentrales Beispiel aus unserer Erfahrung ist die Ablösung bisheriger Workarounds zur Obligoabbildung, wie etwa die Nutzung von Scheinbestellungen. Mit der Einführung von SAP Public Sector Management (PSM) wird eine integrierte Mittelbindung ermöglicht, sodass manuelle Ersatzlösungen entfallen. Dazu wird ein durchgängiges Szenario entwickelt, das alle relevanten Schritte von der Budgeterfassung bis zur Zahlung abbildet und eine transparente sowie regelkonforme Finanzsteuerung sicherstellt.
3. Workshop zum Testszenario
Im Rahmen eines Workshops werden die entwickelten Testszenarios detailliert vorgestellt und gemeinsam besprochen. Dabei werden die einzelnen Prozessschritte praxisnah demonstriert. Das Vorgehen ermöglicht interaktive Diskussionen und die Klärung operativer Fragen. Ebenso können Optimierungspotenziale oder Anpassungswünsche ermittelt werden.
In unserem Praxisbeispiel wurde durch das Testszenario die Entscheidung über die Einführung von SAP PSM deutlich erleichtert, da es so möglich war, die Zusammenhänge integriert darzustellen sowie Stärken und Schwächen des Systems abzuwägen.
Fazit: Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Eine erfolgreiche S/4HANA-Umstellung erfordert bereits zu Beginn des Projektes eine sorgfältige und detaillierte Planung. Spezifische Testszenarien können eine essenzielle Basis schaffen, um frühzeitig für essenzielle Geschäftsprozesse die passende Entscheidung zu treffen oder kritische Schwächen aufzudecken und ihnen aktiv entgegenzuwirken.
Sie benötigen Unterstützung bei der Entwicklung eines passenden Testszenarios? Unser Team steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Kernprozesse zu analysieren und Sie auf dem Weg zu SAP S/4HANA zu begleiten.
