So setzen Sie die neuen Regelungen zur Entgelttransparenz effektiv um

Die Uhr tickt. Bereits im Juni 2023 ist die „Richtlinie zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen“ – EU Pay Transparency Directive (2023/970/EU, kurz: EUPTD) – in Kraft getreten. Die EUPTD enthält umfangreiche Vorgaben, die zur Verringerung der Entgeltungleichheit zwischen Frauen und Männern führen sollen. Der deutsche Gesetzgeber hat bis zum 7. Juni 2026 Zeit, die europäischen Vorgaben umzusetzen und dafür das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) anzupassen.

Die EUPTD fügt sich in die neuere CSRD-Gesetzgebung ein und wird nach ihrer Umsetzung Schnittmengen mit der Nachhaltigkeitsberichtserstattung aufweisen. Diese Verknüpfung mit den ESG-Kriterien unterstreicht die wachsende Bedeutung von sozialer Verantwortung und Gleichstellung in der Unternehmensführung. Equal Pay ist ein zentraler Aspekt der sozialen Dimension von ESG, da er nicht nur die Gleichstellung der Geschlechter fördert, sondern auch zur Schaffung eines fairen und gerechten Arbeitsumfelds beiträgt. Unternehmen, die transparente Entgeltstrukturen implementieren und Ungleichheiten aktiv abbauen, zeigen ihr Engagement für soziale Verantwortung und stärken gleichzeitig ihre Reputation. Nachhaltige Vergütung sollte somit bereits jetzt Bestandteil der Unternehmenskultur sein.

Die EUPTD macht dem deutschen Gesetzgeber klare Vorgaben zur Anpassung der Bemessungsparameter und die Erweiterung der Informationspflichten für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sowie der Informationsrechte der Beschäftigten. Soweit ansonsten Spielraum für die Umsetzung der EUPTD besteht, sind die kommenden Änderungen im EntgTranspG bereits jetzt im Wesentlichen absehbar. Unternehmen sollten die Umsetzung unter den Aspekten der Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung sowie der Komplexität der Neuregelungen und der bald geltenden Berichtspflichten daher bereits jetzt proaktiv angehen.

Die EUPTD räumt den EU-Mitgliedstaaten mehr Zeit als üblich für die Umsetzung in nationales Recht ein. Diese Zeit sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber effektiv nutzen.

Was auf Unternehmen zukommt – Ein Überblick

Ein Blick in die EUPTD zeigt, dass die Reform des EntgTranspG umfangreiche Auswirkungen haben wird:

1. Anpassung des Einstellungsverfahrens

• Bewerberinnen und Bewerber dürfen künftig nicht mehr nach ihren bisherigen Gehältern gefragt werden, sondern haben Anspruch auf Information über das Einstiegsgehalt oder die Entgeltspanne der Stelle.
  
  
• Beschäftigte dürfen nicht mehr daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen, etwa durch Verschwiegenheitsklauseln.

2. Neue Bemessungsparameter und Vergleichsgruppen

• Im EntgTranspG werden die Parameter für die Bemessung der Höhe der einzelnen Vergütungsbestandteile für gleiche bzw. gleichwertige Arbeit angepasst werden müssen.
  
  
• Für einen Entgeltvergleich wird auch künftig eine Vergleichsarbeitnehmerin bzw. ein Vergleichsarbeitnehmer herangezogen, deren bzw. dessen Arbeit gleich oder gleichwertig mit der der geprüften Person ist. Die EUPTD sieht jedoch vor, dass nicht nur bei der jeweiligen Arbeitgeberin oder dem jeweiligen Arbeitgeber Beschäftigte untereinander vergleichbar sind. Auch Beschäftigte verschiedener Unternehmen werden künftig miteinander verglichen, solange die Entgeltbedingungen aus einer „einheitlichen Quelle“ stammen (etwa aus einheitlichen Vergütungsregeln innerhalb eines Konzerns oder aus einem unternehmensübergreifend geltenden einheitlichen Tarifvertrag).
  
  
• Es ist zu erwarten, dass Tarifverträge künftig objektive und geschlechtsneutrale Kriterien enthalten sowie transparent gestaltet sein müssen, um Unterschiede in der Vergütungsstruktur zwischen den Geschlechtern rechtfertigen zu können.

3. Pflicht zur Erstellung von Berichten zur Entgeltgleichheit (ab 100 Beschäftigten) 

• Unternehmen mit 100-149 Beschäftigten müssen für das Vorjahr 2030 erstmalig bis zum 7. Juni 2031 berichten, danach alle drei Jahre.
  
  
• Unternehmen mit 150-249 Beschäftigten müssen für das Vorjahr 2026 erstmalig bis zum 7. Juni 2027 berichten, später alle drei Jahre.
  
  
• Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen ab 2027 jährlich über das Vorjahr berichten.
  
  
• Bei weniger als 100 Beschäftigten kann ein nationales Gesetz ebenfalls eine Berichtspflicht vorsehen. Insoweit muss die Reform des EntgTranspG abgewartet werden.

4.  Ausweitung der Informationspflichten

• Künftig besteht die Pflicht, alle Beschäftigten über die Kriterien zu informieren, nach denen das Entgelt festgelegt wird.
  
  
• Der Auskunftsanspruch wird auf alle Beschäftigten ausgeweitet und gilt nicht mehr wie bisher nur für Betriebe mit mehr als 200 Beschäftigten derselben Arbeitgeberin oder desselben Arbeitgebers.
  
  
• Die durchschnittlichen Entgelte von Vergleichspersonen müssen angegeben werden, statt wie bisher nur das Medianentgelt.

5. Zwingendes Verfahren zur Beseitigung von Entgeltungleichheiten, Erörterung mit dem Betriebsrat/Personalrat 

• Bei Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern mit mehr als 100 Beschäftigten muss bei einer festgestellten ungerechtfertigten Lohndifferenz von mindestens 5 % diese künftig innerhalb von sechs  Monaten nach Vorlage des Berichts zur Entgeltgleichheit behoben werden.
  
  
• Andernfalls muss mit dem Betriebsrat/Personalrat eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt und es müssen Maßnahmen zur Abhilfe ergriffen werden.
  
  
• Besteht kein Betriebsrat/Personalrat, sieht die EUPTD vor, dass die Beschäftigten ein Gremium für die gemeinsame Entgeltbewertung benennen können. Das EntgTranspG könnte künftig somit vorsehen, dass neue Akteurinnen und Akteure an  der Entgeltgestaltung beteiligt werden müssen.

Die Zeit drängt – Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Bis zu ihrer Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber hat die EUPTD noch keine unmittelbare Wirkung für die Unternehmen. Aus guten Gründen sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dennoch nicht bis zum Juni 2026 warten, sondern sich schon jetzt vorbereiten:

1. Berichtspflicht für das Jahr 2026: Unternehmen mit mehr als 150 Beschäftigten sollten geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede bis zum 31. Dezember 2025 beseitigt haben, denn bis zum 7. Juni 2027 müssen sie die ersten Berichte zur Entgeltgleichheit für das Jahr 2026 vorlegen.
   
   
2. Hoher Complianceaufwand möglich: Der Aufwand für ein Unternehmen, seine Strukturen an die neuen Vorgaben anzupassen, hängt stark von der Komplexität der Arbeitsplatzarchitektur und der Vergütungssysteme ab:
   
   
   • Kleinere Unternehmen haben ihre Vergütungsregeln häufig nach eigenem Ermessen festgelegt. Wenn es hier zu Abweichungen zwischen den Geschlechtern kommt, gibt es häufig keine oder nur wenige belastbare objektive Kriterien, die eine ungleiche Verteilung der Vergütung rechtfertigen könnten. Hier muss unter Umständen ein komplett neues System geschaffen werden.
     
     
   • Aber auch bei größeren Unternehmen müssen bestehende Systeme, die auf der Grundlage objektiver Kriterien kreiert wurden, kritisch geprüft und gegebenenfalls überarbeitet oder neu aufgesetzt werden.
     
     
   • Sind Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge im Spiel, müssen unter Umständen langwierige und komplexe Verhandlungen mit dem Betriebsrat oder mit Gewerkschaften geführt werden.
3. Reduzierung des Risikos künftiger umfangreicher Schadensersatzansprüche: Unternehmen sehen sich bereits jetzt mit potenziellen Ansprüchen von Beschäftigten wegen entgangenen Entgelts konfrontiert. Daneben sollen Beschäftigte künftig auch „Schadensersatz für entgangene Chancen“ verlangen können. Dies könnte auch den Zugang zu bestimmten Leistungen oder Vergütungsgruppen einschließen. Unternehmen, die bereits jetzt handeln, können dieses Risiko für die Zukunft erheblich reduzieren.
   
   
4. Minimierung möglicher Nachteile aufgrund künftiger erleichterter gerichtlicher Durchsetzbarkeit: Eine Anpassung der Grundsätze zur Beweislastumkehr wird neben den erweiterten Auskunftsrechten und Informationspflichten die Durchsetzbarkeit der Arbeitnehmerrechte erleichtern. Da auch bestimmte Organisationen oder Verbände im Namen der betroffenen Beschäftigten vor Gericht klagen können, besteht bereits jetzt Handlungsbedarf, um sich auf diese Entwicklungen einzustellen und mögliche rechtliche Herausforderungen zu minimieren.
   
   
5. Verstöße verhindern und damit drohende Sanktionen vermeiden: Weiter sieht die EUPTD auch Sanktionsmöglichkeiten vor. Künftig könnten Unternehmen Bußgelder oder gar der Entzug öffentlicher Zuwendungen bzw. der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen drohen, wenn sie gegen die Vorgaben des neuen EntgTranspG zu Equal Pay und Transparenz verstoßen. Da diese Sanktionen bereits für das Jahr 2026 drohen, ist es entscheidend, jetzt aktiv zu werden, um mögliche Verstöße zu verhindern und damit drohende Sanktionen zu vermeiden.

To Do's für Unternehmen – Was bereits jetzt getan werden kann

Unternehmen sollten bereits jetzt überprüfen und sicherstellen, dass sie den Anforderungen der EUPTD entsprechen und in der Lage sind, ihre zukünftigen Pflichten zu erfüllen:

1. Analyse des Ist-Zustandes: Um geschlechterspezifische Entgeltungleichheiten für gleichwertige Arbeit identifizieren und künftig ausschließen zu können, muss das geschlechtsbezogene Entgeltgefälle analysiert werden.
   
   
2. Anpassung der Arbeitsplatzarchitektur und des Vergütungssystems: Stellenbeschreibungen, Entgeltstruktur und vor allem Gründe für etwaige Entgeltunterschiede sollten sorgfältig geprüft und dokumentiert werden. Dies schafft zudem die Grundlage für die Erfüllung der künftigen Berichts- und Informationspflichten. Die schlichte Behauptung, dass eine Seite besser verhandelt habe, reicht spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts  zu Equal Pay, Urteil vom 16. Februar 2023 (Aktenzeichen 8 AZR 450/21) nicht mehr aus.
   
   
3. Prozessanpassung: Um die Informations- und Berichtspflichten zu erfüllen,sollten Prozesse eingeführt werden, die sicherstellen, dass die erforderlichen Daten bereitstehen und weitergegeben werden.
   
   
4. Neuausrichtung des Recruitings: Bewerberinnen und Bewerbern muss künftig mit mehr Transparenz begegnet werden. Die Offenlegung der Verdienstmöglichkeiten und das Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt sollten bei der Strategie zur Gewinnung neuer Mitarbeitender berücksichtigt werden.

Wie Grant Thornton Sie unterstützen kann

Unsere Expertinnen und Experten im Arbeitsrecht können Ihnen bei der Umsetzung und Einhaltung der neuen Vorgaben in Ihrem Unternehmen helfen. Wir begleiten Sie dabei gerne und bieten:

• Unterstützung in sämtlichen arbeitsrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung der neuen Anforderungen.
• Überprüfung bestehender Entgeltstrukturen und Arbeitsplatzarchitekturen sowie Empfehlungen zu Anpassungsmaßnahmen.
• Analyse des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles.
• Entwicklung von Strategien zur Beseitigung von geschlechterspezifischen Entgeltungleichheiten.
• Entwicklung von Transparenzmaßnahmen und Unterstützung bei der Einhaltung der Berichts- und Informationspflichten.
• Schulungen, um Personalverantwortliche und Führungskräfte  auf die EUPTD vorzubereiten.

Fazit

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten die Folgen der Umsetzung der EUPTD nicht unterschätzen und schon jetzt ihre Entgeltstrukturen sowie die zugrundeliegenden Kriterien überprüfen und gegebenenfalls an die bestehende sowie die zu erwartende Rechtslage anpassen.

Je nach Unternehmensgröße, den zu beteiligenden Akteurinnen und Akteuren sowie der Komplexität des bestehenden Vergütungssystems kann dies einen unterschiedlich großen Aufwand bedeuten. Im Kontext von ESG ist es entscheidend, dass Unternehmen aktiv an der Schaffung eines gerechten und transparenten Arbeitsumfelds arbeiten. Eine gerechte Entlohnung ist ein zentrales Element der sozialen Verantwortung, die in den ESG-Kriterien verankert ist.

Eine qualifizierte anwaltliche Beratung hilft, die Themen zu ermitteln, die vor der Gesetzesreform in Ihrem Unternehmen angegangen werden sollten. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam einen individuellen Plan und begleiten die Umsetzung. Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.