Die Digitalisierung schreitet weiter voran und verändert Unternehmen und ihre Prozesse nachhaltig. In vielen Rechnungswesen- und Steuerabteilungen herrscht aktuell jedoch (noch) kein Bewusstsein für die Potenziale durch Robotic Process Automation (RPA) und die Anwendungsmöglichkeiten künstlicher Intelligenz (KI). Diese Erkenntnis überrascht, sollte doch vor allem RPA bereits zum Standard gehören. Roboter können mit hoher Geschwindigkeit große Datenmengen transformieren, anhand von Prüfalgorithmen auf Vollständigkeit, korrekte Formatierung und Inkonsistenzen prüfen sowie Erklärungen befüllen. Das entlastet die Mitarbeiter in der Steuerabteilung, die sich auf ihre fachlichen Kernaufgaben konzentrieren können.
Ein Beispiel hierfür sind Roboter zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen, die monatlich die unterschiedlichsten Datenextrakte fehlerfrei in ein einheitliches Format konvertieren und die Daten (MwST-ID Nummer) auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern verifizieren. Weitere Daten der Umsatzsteuer-Voranmeldung können ebenfalls durch den Roboter geprüft werden. Bei Konzernen mit zahlreichen Organgesellschaften müssen eine hohe Anzahl verschiedener Freigaben vor Versand der Erklärung eingeholt werden. Hier übernimmt der Roboter die Aufgabe der Aufbereitung und Bereitstellung der freizugebenden Unterlagen sowie die Steuerung des internen Freigabeprozesses. Für die Erstellung von einfachen Körperschaftsteuererklärungen können die Roboter beispielsweise aus einer Summen- und Saldenliste im Excelformat ein Template befüllen, das die Anlage zur späteren Steuererklärung darstellt. Die Übertragung in das ELSTER-Formular und den anschließenden Versand übernimmt der Roboter ebenfalls.
In den zuvor genannten Beispielen zeichnet sich RPA durch ein rein regelbasiertes Arbeiten aus, was den Roboter jedoch in seinem Aufgabenspektrum beschränkt: Ermessensbehaftete Tätigkeiten oder abweichende Problemlösungswege sind bei einer klassischen RPA-Lösung nicht vorgesehen, jedoch gerade für steuerliche Prozesse erforderlich. Um diese Beschränkung aufzuheben, ist es notwendig, die eingesetzten Roboter „intelligenter“ zu gestalten. Hierzu ist es erforderlich, RPA mit KI zu kombinieren.
Anwendungsmöglichkeiten für „intelligente“ Roboter ergeben sich beispielsweise bei der Prüfung und Weiterverarbeitung von Gewerbesteuerbescheiden. Der Roboter muss dafür die entsprechenden unterschiedlich aufgebauten Bescheide mittels OCR auslesen und intelligent interpretieren. Weiterhin bietet sich der Einsatz eines „intelligenten“ Roboters bei der umsatzsteuerlichen Würdigung von Reisekostenbelegen an, der zunächst den Beleg ausliest und dann mit den internen sowie gesetzlichen Vorgaben überprüft.
Praxishinweis
Die genannten Beispiele stellen nur einige von vielen Möglichkeiten dar. Um individuelle Potenziale zu identifizieren und zu prüfen, in welchem Stadium das eigene Unternehmen im Vergleich zu Wettbewerbern steht, ist zunächst eine Statusaufnahme der Rechnungswesen- oder Steuerprozesse erforderlich. Hierzu bietet sich ein kostenloser Workshop mit unseren Digital Advisory Experten an, um die Bereiche zu identifizieren die durch den Einsatz geeigneter Technologien kostengünstig automatisiert und damit effizienter und sicherer gestaltet werden können. Sprechen Sie uns dazu gerne an!
